Registro diario de la jornada

¿En qué consiste y a quiénes afecta el registro diario de la jornada?

El artículo 34.9 ET (apartado introducido por el RD-Ley 8/2019, de 8 de marzo) establece la obligación empresarial de garantizar el registro diario de la jornada.

Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas deben llevar un registro de la jornada ordinaria de trabajo. Dicho registro debe incluir claramente el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada uno de los trabajadores.

Este registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación del artículo 1 ET.

Las únicas peculiaridades o excepciones serían:

• — Relaciones laborales de carácter especial: en este caso se tiene que estar a lo establecido en su normativa específica. En concreto, queda fuera de la aplicación de esta normal al personal de alta dirección contemplado en el art. 2.1 a) ET.

  Sería distinto, el caso de trabajadores que no son estrictamente personal de alta dirección y que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo o que tienen plena disposición horaria. En este caso si se tendrá que llevar a cabo el registro de la jornada, sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante el pacto de disponibilidad horaria, interpretándose que la retribución obtenida por el trabajador ya compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de tiempo de trabajo.

• — Trabajadores que cuenten con un régimen específico en materia de registro de jornada: trabajadores a tiempo parcial para los que ya existía esta obligación de registro regulada en el art. 12.4 c) ET y trabajadores que ya cuentan con registros específicos regulados en el RD 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y que son los llamados trabajadores móviles, trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
• — Respecto de relaciones o prestaciones de trabajo excluidas del ámbito de aplicación del ET (socios trabajadores de cooperativas, autónomos...).
• — Y en relación con modos de organización del trabajo que se basen en fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada, incluido el trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador. En el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares.

Estos registros tienen que ser accesibles en todo momento para los trabajadores, sus representantes o por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Deben estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. La empresa tiene la obligación de conservarlos durante 4 años.

Solo tiene la consideración de jornada laboral a efectos de registro lo contemplado en el artículo 34 ET (Véase: Jornada laboral).

¿Qué medios se pueden utilizar para el control del registro de la jornada?

La norma establece la obligación, pero no concreta cómo se llevará a cabo. Las diferencias en la organización del trabajo, en la forma de desempeñar el trabajo, etc. no permiten fijar un régimen uniforme, sino que se deja al ámbito concreto de aplicación la forma de organizar y documentar el sistema de registro de la jornada.

En principio, es válido cualquier sistema manual (hoja de registro), mecánico (lector de tarjetas o torno de entrada y salida), telemático (ordenador, tableta, teléfono inteligente, TPV) o biométrico (huella dactilar o reconocimiento facial). En el caso de los sistemas biométricos, así como en la videovigilancia o la geolocalización, se deben respetar los derechos a la intimidad, protección de datos y a la desconexión digital (LOPDGDD). Si se utilizar sistemas en los que se pueda identificar inequívocamente a la persona trabajadora, se debe realizar una evaluación de impacto en protección de datos (Res. AEPD Nº PS/00050/2021 26 oct. 2021; Nº PS/00128/2020, 1 mar 2021 y Nº PS/00127/2020, 5 abr.) (Véase: Evaluación de impacto en protección de datos).

La norma tampoco indica la forma en la que se tiene que documentar el registro, por lo que, debe considerarse válido cualquier sistema manual o informático que permita comprobar claramente los momentos de inicio y de finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador siempre que el sistema empleado proporcione información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori.

Las empresas pueden establecer unilateralmente sistemas propios de registro de jornada dentro de ciertos márgenes: en la regulación se establece que sea la negociación colectiva o el acuerdo de empresa los encargados de la organización y documentación del registro horario, así como de implementar el sistema concreto de registro de la jornada o la forma de cumplimentarlos. Solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo la decisión corresponderá al empresario, previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Si no existiesen representantes de los trabajadores, la decisión corresponderá al empresario.

Los sistemas de control del registro de jornada deben ser compatibles con los diferentes supuestos de flexibilidad horaria, como es el caso del teletrabajo, smartworking o el caso de los comerciales y directivos.

En cuanto a si se deben registrar las pautas o tiempos de descanso, la norma solo establece que se debe especificar la hora de entrada y salida; sin embargo, es recomendable que las pausas también queden reflejadas para evitar posibles interpretaciones de horas de exceso.

Los sistemas de control del registro de jornada deben ser compatibles con los diferentes supuestos de flexibilidad horaria, como es el caso del teletrabajo, smartworking o el caso de los comerciales y directivos.

¿Quién controla la jornada de los trabajadores que realizan trabajos para otra empresa que no es la que les contrató?

En el caso de trabajadores de ETT que trabajan prestando sus servicios en una empresa, la ETT debe controlar la jornada de sus trabajadores cedidos pero la empresa usuaria debe conocerla y mantener elementos para controlar la jornada de los trabajadores que tiene a su disposición.

Lo mismo sucedería en el caso de subcontrataciones, dependiendo de si el trabajador realiza el trabajo en su centro de trabajo o en el de la empresa usuaria.

¿Qué consecuencias tiene el incumplimiento empresarial?

En el caso de constatarse el incumplimiento empresarial, la sanción consistirá en una multa que abarca desde los 751 € hasta los 7.500 €. La imposición de la sanción en los diferentes grados dependerá, entre otras circunstancias, del número de trabajadores afectados. Además, una empresa que no registre la jornada de sus empleados se someterá a una presunción de que estas han desarrollado su jornada a tiempo completo.

¿En qué consiste el criterio de la Inspección de Trabajo sobre este asunto?

La Inspección de Trabajo ha publicado el criterio 101/2019 sobre su actuación en materia de registro de jornada. El objetivo que tiene, es fijar los criterios de actuación que van a seguir los inspectores de trabajo.

Establece que el registro de la jornada, no es una opción sino una obligación. Supone la obligación de implantar un sistema objetivo, fiable y accesible.

De acuerdo con el art. 34.9 ET, se debe recoger el inicio y finalización de la jornada de trabajo diaria de cada una de las personas trabajadoras, sin exigir, expresamente el registro de las pausas o interrupciones que haya durante la misma, que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo. La Inspección aconseja que el registro ofrezca una visión adecuada y completa del tiempo de trabajo efectivo. En el caso que no fuera así, se presumirá que todo lo que transcurre entre el inicio y fin de la jornada, es tiempo efectivo de trabajo, y será el empresario el que deba acreditar lo contrario, por tanto, si las pausas no se consideran tiempo de trabajo, se aconseja especificarlas.

Se remite a la negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, a la decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores, la forma de determinar cómo se organizará y que se recogerá en el registro de la jornada.

La Inspección se encargará también de comprobar, que ese sistema de registro implementado ha ido precedido de un proceso de negociación o de consulta con los representantes de los trabajadores que se podrá verificar, por ejemplo, a través de las actas de las reuniones.

Establece que lo registros tienen que conservarse durante 4 años mediante cualquier medio que garantice la fiabilidad y veracidad de los datos registrados diariamente y además debe ser accesible en un doble sentido: en cualquier momento cuando así sea requerido por los trabajadores, representantes o por la ITSS, y de manera inmediata, para ello deben estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo donde se encuentran las personas trabajadores o representantes; de este modo, se intenta evitar posibles alteraciones posteriores.

Indica que se podrán escanear los registros de jornada que se realicen en formato papel para poder guardarlos telemáticamente.

Por último, indica que el registro no es el único medio de control de la jornada, de tal manera que, si no existe un sistema de registro implantado, pero queda constancia que se cumple con la normativa en materia de tiempo de trabajo o que no se realizan horas extraordinarias, se podría sustituir el inicio de un procedimiento sancionador por un requerimiento para que se dé cumplimiento a la obligación legal de registro.