Gastos de viaje

¿Qué son los gastos de viaje?

Se consideran gastos de viaje las cantidades que se aportan para satisfacer las necesidades de manutención, traslado y alojamiento de una persona trabajadora que ha de desplazarse fuera de su centro de trabajo habitual, para realizar tareas propias de su desempeño profesional.

En consecuencia, se trata de una suma económica que compensa los costes en que la persona empleada incurre durante un desplazamiento laboral, agrupando conceptos diversos: los relativos a la comida, al alojamiento o estancia y, en su caso, al kilometraje, es decir, los derivados de uso de vehículo por motivos laborales (combustible, desgaste, seguro, impuestos, etc.).

¿Cómo se abonan esos gastos, y qué naturaleza tienen?

Entre los diversos modelos de gestión de los gastos de viaje, las personas empleadoras pueden optar por el abono de una suma fija para uno o un conjunto de los mismos (lo que equivale a renunciar al control exacto de los gastos generados, facilitándose por otro lado las tareas de revisión y validación), o por el pago con justificación de la cantidad mediante comprobante o factura. En este último supuesto, el reembolso de la cantidad exacta produce una mejor visibilidad pero complica la tarea de gestión. Existen, por otro lado, modelos mixtos que aunan dietas fijas (que marcan una cifra máxima que puede alcanzar el gasto) y comprobantes de determinados pagos.

En consecuencia, es precisa una política de gastos de viaje de la organización, lo que implica el control, por ejemplo, de las tarjetas de empresa (en este caso no se necesita el reembolso del gasto), la anticipación de dinero en efectivo, el pago con dinero propio de la persona trabajadora (reembolsada previamente una cantidad), etc.

Para delimitar el proceso de abono y asunción de los gastos por parte de la empresa, es recomendable seguir una serie de pasos:

• • La justificación: información del contexto del viaje (en su caso, nombre del cliente visitado, personas que participan en una comida, motivo del viaje, persona que lo supervisa, comprobantes, etc.).
• • La reclamación: relativa a los justificantes que se incluyen en la liquidación del concepto.
• • La liquidación: derivada del carácter compensatorio de estos gastos.

Fiscalmente, los gastos de viaje son considerados rendimientos de trabajo, exceptuándose los de locomoción, manutención y estancia en establecimientos de hostelería que estén dentro de los límites que establece el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (art. 9).

¿Qué conceptos se excluyen, a efectos de los rendimientos de trabajo, de los gastos de locomoción?

En relación con los gastos de locomoción, se exceptúan de gravamen las cantidades satisfechas por el empleador para compensar los gastos que origine el desplazamiento del trabajador o empleado cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• • Que la persona trabajadora se desplace fuera de su centro de trabajo habitual para realizar su trabajo en un lugar distinto. No se incluyen los desplazamientos del domicilio al trabajo y del trabajo al domicilio.
• • Que la cantidad satisfecha que, de dentro de los límites reglamentarios, el exceso sobre dichos límites queda sometido a gravamen.

A efecto de lo previsto para los gastos de locomoción en el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, cuando el empleado o trabajador no utilice transporte público, se excluirá la cantidad que resulte de multiplicar 0,19 euros por el número de kilómetros recorridos, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

¿Qué conceptos se excluyen de los gastos de manutención y estancia?

En lo que respecta a los gastos de manutención y estancia, están exceptuadas de gravamen las dietas (Véase: Dietas) y asignaciones que correspondan a gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• • Que los gastos se produzcan en municipio distinto del lugar de trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.
• • Que el desplazamiento y permanencia, en un municipio distinto del lugar de trabajo habitual, no exceda de nueve meses. A estos efectos no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.
• • Que el pagador acredite el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.
• • Que la cuantía no exceda de los límites reglamentarios.

¿Qué otras dietas no forman parte del gravamen?

Por otro lado, se consideran dietas exceptuadas de gravamen las siguientes cantidades:

• • El exceso que perciban los funcionarios públicos con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de hallarse destinados en España, como consecuencia de la aplicación de los módulos y de la percepción de las indemnizaciones previstas en el Real Decreto 6/1995 por el que se regula el régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero, y calculando dicho exceso en la forma prevista en dicho Real Decreto.
• • El exceso que perciba el personal al servicio de la Administración del Estado con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendría por sueldo, trienios, complementos o incentivos, en el supuesto de hallarse destinado en España. A estos efectos, el órgano competente en materia retributiva acordará las equiparaciones retributivas que puedan corresponder a dicho personal si estuviese destinado en España.
• • El exceso percibido por los funcionarios y el personal al servicio de otras Administraciones Públicas en la medida que tenga la misma finalidad que los contemplados en el Real Decreto 6/1995, por el que se regula el régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero o no exceda de las equiparaciones retributivas, respectivamente.
• • El exceso que reciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España.

El régimen de excesos, dicho anteriormente, es incompatible con la exención prevista para rendimientos del trabajo percibidos por trabajos realizados en el extranjero, prevista en el artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y el artículo 5 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

El régimen previsto anteriormente será también aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que aquellas asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del que constituya residencia habitual del trabajador.

Por último, se exceptúan de gravamen las cantidades percibidas por los candidatos a jurado y por los miembros de las mesas electorales como consecuencia del cumplimiento de sus funciones

De acuerdo con lo dispuesto en el Plan General de Contabilidad, estos gastos de viaje se imputarían al grupo 6 y más concretamente a la cuenta 629, en la que se contabilizan, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa.